Qué es un plan operativo y por qué es imprescindible

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La mayoría de las empresas invierten tiempo y recursos valiosos en crear planes estratégicos, dando lo mejor de sí mismas para trazar una estrategia que fije una visión consolidada a largo plazo. Si bien contar con un plan estratégico es necesario, hay multitud de organizaciones que no cuentan con un elemento fundamental de estrategia: un plan operativo.

En un plan operativo de negocios se describen los detalles de las operaciones diarias durante más de un año. Define quién hace qué, cuándo lo hace y cómo lo hace. Si está bien elaborado, un plan operativo define cómo vas a asignar los recursos humanos, físicos y financieros para alcanzar los objetivos a corto plazo que contribuirán a que alcances tus objetivos empresariales.

¿Qué es un plan operativo y por qué es importante?

Un plan operativo es un plan extremadamente pormenorizado que define claramente cómo un equipo o un departamento contribuye a lograr los objetivos de la empresa. Describe las tareas diarias necesarias para que un negocio funcione. Si está bien elaborado, un plan operativo garantiza que cada directivo y cada empleado conozca sus obligaciones específicas, así como la forma en que debe ejecutarlas en un plazo de tiempo concreto. Una planificación de las tareas cotidianas que garantice un rumbo bien definido hacia tus objetivos empresariales y operativos es esencial para triunfar.

Tu plan operativo debería responder cada día a las siguientes preguntas fundamentales:

  • ¿Cuáles son las estrategias y tareas que deben completarse o cumplirse?
  • ¿Quiénes son los responsables de esas tareas y estrategias?
  • ¿Cuándo debe completarse cada estrategia?
  • ¿Cuánto costará?

Tu plan estratégico es un manual que garantiza que tu empresa y todos tus empleados ejecutan las operaciones diarias de forma que puedas alcanzar tus objetivos empresariales a largo plazo.

Planificación operativa frente a planificación estratégica

Con mucha frecuencia, el plan estratégico de una empresa también funciona como plan operativo. La confusión de ambos puede causar problemas porque sendos son necesarios para que cualquier empresa alcance sus objetivos.

Un plan estratégico ayudará a tu empresa a perfilar los objetivos a largo plazo y a hacer realidad la gran visión. Los planes operativos definen qué procesos deben completarse para alcanzar esos objetivos. Un plan operativo respalda los esfuerzos de un plan estratégico y garantiza que todos realizan sus tareas diarias con la mayor eficacia posible. Ambos son planes de acción y, puesto que el éxito del plan estratégico depende en gran medida de la eficiencia del plan operativo, deberías crearlo justo después de perfilar tu estrategia a largo plazo.

Una empresa de éxito nunca escoge entre un plan operativo y uno estratégico. Al contrario, los líderes del mercado se aseguran de que cuentan con ambos. En pocas palabras, un plan estratégico perfila tus objetivos a largo plazo para el futuro, mientras que un plan operativo define cómo llegar a ellos a través de las actividades y procesos diarios.

El objetivo de un plan operativo es definir cómo todos los departamentos aúnan esfuerzos para llevar a cabo tu visión.

Las etapas de un plan operativo eficaz

No puedes crear un plan operativo eficaz sin definir claramente tus objetivos operativos. La siguiente plantilla te guiará por las diferentes etapas esenciales que debes seguir si quieres desarrollar un plan operativo funcional:

  1. En primer lugar, debes crear tu plan estratégico. Un plan operativo es una herramienta necesaria para alcanzar los objetivos que has definido en una estrategia. Así que lo primero que debes hacer es asegurarte de que cuentas con un plan estratégico.
  2. Céntrate en objetivos esenciales. Todos los ejemplos de planes operativos eficaces siguen un mismo principio: se centran en los objetivos más importantes. Resulta muy difícil seguir un plan complejo con multitud de objetivos poco claros.
  3. En lugar de indicadores retrospectivos, utiliza indicadores adelantados. Los indicadores retrospectivos no te avisarán de que tus esfuerzos se están quedando cortos hasta que hayas ejecutado las operaciones. Por el contrario, los indicadores adelantados incluyen medidas predictivas que evitarán que cometas un error.
  4. Selecciona los indicadores clave de desempeño adecuados. Definir los indicadores clave de desempeño adecuados es esencial para tu negocio. No deberías ser el único implicado en su desarrollo, sino que deberías involucrar a todo el equipo en este proceso.
  5. La comunicación es clave. Todo el mundo en la empresa debería aprender y comprender qué métricas utilizas, por qué son importantes y cuál es el papel de cada uno en la consecución de tus objetivos.

Recuerda que siempre puedes echar un vistazo a nuestro blog para consultar otros consejos como estos.

¿Deseas información adicional? Si deseas más información, lee «19 motivos por los que Tu Empresa necesita un Comité Asesor de Empresarios»

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Ejemplos de planificación operativa

Una plantilla de plan operativo debe ayudarte a definir y mejorar las acciones y los procesos cotidianos de tu empresa. Cualquier ejemplo de plan operativo eficaz señala que los planes incluyen todo lo que tu empresa hace diariamente para suministrar tus productos o servicios a los clientes. Puede incluir cualquier sección, departamento y operación. Hallarás numerosos ejemplos de implementación de planes operativos eficaces, especialmente entre las empresas más potentes.

Veamos algunas de las formas más habituales de utilizar un plan operativo adecuado:

Planificación de procesos y prácticas

Las empresas suelen crear planes operativos para procesos y actividades específicos para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos en las áreas que consideran importantes. Aquí se incluyen la eficiencia, el tiempo de entrega, la productividad, la reducción de costes, la reducción de residuos, la sostenibilidad, la calidad y la satisfacción del cliente. Puedes encontrar un ejemplo de plan operativo eficaz en cualquier departamento.

La planificación como componente estratégico

Echa un vistazo a este ejemplo de planificación operativa: supongamos que una empresa realiza esfuerzos estratégicos para aumentar su volumen de producción en un 50 % a finales de año. El plan estratégico incluirá varios componentes críticos: marketing, ventas y operaciones. La parte operativa del plan incluirá estrategias de fabricación, financieras y logísticas para lograr un aumento de la producción.

El resultado final

Un plan operativo es el elemento clave de toda organización orientada a objetivos. Contacta con TAB hoy mismo para programar una cita con nuestro equipo de especialistas en servicios de asesoría empresarial. Te ayudaremos a elaborar un plan operativo eficaz que te permitirá cumplir tus objetivos empresariales a largo plazo.

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